Как настроить IP-телефонию в офисе своими руками

Использование IP-телефонии позволяет компании сэкономить на разговорах значительную сумму. Для того, чтобы воспользоваться возможностью вести телефонные разговоры через интернет, необходимо выбрать провайдера. Они могут отличаться уровнем качества предлагаемых услуг, тарифами и предоставляемыми возможностями.

Выбор провайдера IP-телефонии

Наиболее простой способ выбрать нужного — ознакомиться с рейтингом самых популярных и изучить их предложения. Далее приведён рейтинг самых известных компаний в этой сфере, который заслужили у клиентов прочную репутацию.

Преимущества от использования IP-телефонии таковы, что подавляющее большинство компаний перешли к её активному использованию. Это не только значительно более выгодно, но и предоставляет больше возможностей для клиентов по сравнению с обычными способами ведения телефонных разговоров. В качестве примера можно привести возможности виртуальной АТС или возможность организации видеосвязи.

Подключаемся к провайдеру

Для использования IP-телефонии нужно подключиться к выбранному провайдеру. Выбрав подходящий вариант, пользователь должен совершить несколько простых действий. В большинстве случаев ему необходимо предпринять следующие шаги:

1. Перейти на официальный сайт провайдера IP-телефонии.
2. Перейти на страницу регистрации. Ссылка может также быть направлена на оформление покупки. Регистрация при этом становится частью процедуры оформления.
3. Указать о себе нужную информацию.
4. Произвести пополнение счёта.

После этого останется необходимости провести настройку и можно будет пользоваться звонками через интернет.

Манго-Офис

Основным направлением деятельности этой компании является предоставление услуг в сфере IP-телефонии. При обращении в неё клиент может воспользоваться следующими преимуществами:

1. Для клиентов могут быть предоставлены виртуальные многоканальные номера из 67 крупнейших городов Российской Федерации. Каждый из них способен обеспечить одновременное проведение десятков звонков.
2. Компания включает в работу с компаниями использование дополнительных CRM-компонентов для того, чтобы получать разнообразные статистические данные о покупательской акттивности.
3. К виртуальной АТС можно непосредственно подключать личные мобильные телефоны сотрудников по их сим-картам. Таким образом удобно организовывать внутрифирменное общение сотрудников.
4. Есть возможность осуществить установку виртуальных факсов.
5. Есть возможность проводить запись телефонных разговоров, а также использовать все те функции, которые являются традиционные для АТС.

Для того, чтобы провести подключение к этому оператору, необходимо перейти на официальный сайт и ознакомиться с доступными тарифами. Для этого нужно пройти по ссылке . Далее в главном меню открывают раздел «Продукты» и выбирают «Виртуальная АТС». На открывшейся странице имеется подробная информация по этой теме и приведены инструкции для дальнейших действий.

Чтобы получить доступ к услугам Манго-офис, юридическому лицу необходимо заключить договор с компанией. После этого можно будет воспользоваться данными, содержащимся в этом документе для подключения и входа в личный кабинет.

Для покупки услуг также можно нажать кнопку «Купить», находящуюся в правом верхнем углу экрана. После этого откроется страница, на которой будут представлены все услуги, которые предоставляются компанией. Нужно выбрать «Виртуальная АТС». После клика по ссылке «Купить» внутри соответствующего блока, откроются страницы с описанием доступных пользователю тарифов.

Здесь имеется выбор между базовым, стандартным и расширенным вариантами. Если пользователь затрудняется с выбором, он сможет получить соответствующую консультацию по телефону. После клика по соответствующей ссылке откроется форма, которую необходимо заполнить. Пользователю предоставляется возможность выбора виртуальных номеров. Он, например, может выбрать городские или те, которые начинаются с комбинации «8-800».

После того, как клиент определился с выбором номеров, он переходит далее, нажав соответствующую кнопку. Откроется форма, которую необходимо заполнить. Необходимо будет ввести фамилию, имя, отчество, номер своего мобильного телефона и адрес электронной почты. Затем требуется заполнить капчу.

После сохранения введённой информации потребуется заполнить более подробную форму. Когда регистрация будет закончена, необходимо провести пополнение счёта, а затем выполнить настройку виртуальной АТС.

После активации потребуется ввести сотрудников, которые будут пользоваться виртуальной связью, а также определить схему переадресации звонков между ними. Следующим шагом является подключение определённого API. Это необходимо для проведении иннтеграции с существующим программным обеспечением.

Для выполнения этой задачи в личном кабинете необходимо в главном меню открыть раздел «Настройка АТС». В подменю нужно выбрать строку «Интеграции». Подключение можно выполнить самостоятельно. Если возникнут какие-либо трудности, то для их решения доступны консультации в службе технической поддержки. Если оставить заявку на сайте, то это подключение произведут специалисты компании.

Далее станет доступным Конструктор API, где можно будет завершить процедуру интеграции виртуальной ATC.

Zadarma

Для того, чтобы воспользоваться услугами провайдера Zadarma, необходимо сделать следующее:

1. Перейти на официальный сайт компании .
2. В правом верхнем углу нужно кликнуть по кнопке «Регистрация». После этого откроется форма, которую необходимо будет заполнить.
3. Необходимо ввести адрес электронной почты и придумать пароль, который требуется ввести дважды. Также нужно указать своё имя.
4. В нижней части требуется заполнить капчу. Это нужно для того, чтобы подтвердить, что регистрацию проводит человек, а не робот.
5. Нужно подтвердить согласие с Соглашением пользователя и дать разрешение на обработку личной информации.
6. После нажатия на кнопку «Зарегистрироваться» клиент получит доступ к своему аккаунту.
7. После входа в личный кабинет нужно указать номер мобильного телефона. Для подтверждения придёт СМС с проверочным кодом, который необходимо будет ввести в отведённое для этого поле.
8. В результате пользователь получит 30 бесплатных минут разговора или 0,5 доллара на свой баланс, которыми он сможет воспользоваться в любое удобное для него время.

В личном кабинете предоставляется возможность подключения виртуальной облачной АТС. При её использовании клиент получает 7 бесплатных дней. Подключение осуществляется через личный кабинет. После пополнения пользователь получает в подарок 100 бесплатных минут и возможность использования АТС на протяжении 3 месяцев.

Нужна ли виртуальная АТС

При планировании установки IP-телефонии в компании нужно учитывать, сколько в ней сотрудников, и насколько много потребуется делать звонков. В небольшой фирме, на первый взгляд, можно обойтись без виртуальной АТС. Здесь можно оформить виртуальные имена на отдельных сотрудников.

Однако при принятии решения нужно принять во внимание, что при ведении бизнеса важны правильная организация деятельности и проведение учёта. Голосовая АТС даст возможность эффективно организовать звонки между сотрудниками, а также общение с клиентами. Она позволит осуществлять перенаправление звонков, проверять выполнение сотрудниками плановых показателей при работе с клиентами.

Ведение статистики разговоров позволяет анализировать деятельность работы и находить новые возможности для повышения производительности, дальнейшего развития компании.

В АТС можно выполнять переадресацию звонков в тех случаях, когда определённый сотрудник занят. Имеется возможность получать и отправлять голосовые сообщения, осуществлять уведомления о пропущенных звонках.

Виртуальные АТС позволяет реализовать голосовое меню, которое позволит автоматизировать часть рабочих процессов. Перед разговором можно вставлять голосовые сообщения для прослушивания клиентом. Их можно формировать автоматически.

Есть технические средства для записи разговоров. Это позволяет не только контролировать работу сотрудников, но и производить анализ и помогать совершенствовать их навыки делового общения.

Использование АТС — это способ улучшения эффективности работы компании. Она даёт много дополнительных возможностей для организации деятельности.

Выбор оборудования

Для того, чтобы было удобно пользоваться возможностями виртуальной телефонии, необходимо определиться с тем, какое оборудование предполагается использовать. Существует несколько вариантов, каждый из которых имеет свои особенности. Далее будет рассказано о типовых решениях, которые применяются в большинстве случаев, а также об их плюсах и минусах, на которые стоит обратить внимание.

Для связи используются не только различные виды телефонных аппаратов, но и дополнительное оборудование. Поскольку в большинстве случаев используется видеосвязь, потребуются веб-камеры, которые представляют собой оптимальное решение с учётом соотношения «Цена/качество». Если в офисе находится несколько абонентов, для доступа в интернет выгодно использовать роутер.

IP-телефон

Если пользователь хочет совершать звонки через IP-телефон, то он может выбирать среди сотен моделей, имеющихся в продаже. Наиболее популярными вариантами являются следующие.

Grandstream GXP1620

Эта модель является относительно простой. Он может запомнить до 500 номеров. Предусмотрена возможность использования двух IP линий, которые могут быть подключены к серверам различных провайдеров.

Avaya 1608

В этом аппарате присутствует индикация занятости контактов. Для отображения данных применяется трёхстрочный дисплей. В телефоне доступна конференц-связь. Имеется два порта для подключения сетевых кабелей. Предоставляется возможность программирования функций клавиш.

Gigaset A540 IP

В этом телефоне применяется беспроводная трубка. Цифровая DECT-трубка может использоваться как для IP-телефонии, так и для обычных аппаратов. Встроенная телефонная книга позволяет запоминать 150 номеров. Доступно подключение к двум IP линиям. При его использовании доступно применение гарнитуры.

Обычный телефон + FXS шлюз

Такой шлюз представляет собой розетку, к которой непосредственно подключается обычный телефон. Разговаривая по нему абонент для связи использует IP-телефонию.

Самым распространённым и относительно недорогим решением является использование модели Yeaster TA100. Такой шлюз предназначен для подключения одного номера.

В офисе можно подключить к роутеру более производительный шлюз, предназначенный для одновременного обслуживания значительно большего количества абонентов. Одним из хорошо зарекомендовавших себя решений в такой ситуации является модель Grandstream GXW4216.

Здесь имеется 16 портов для подключения телефонов. Однако нужно учитывать, что такое оборудование стоит значительно дороже. Эта модель способна работать не только с телефонными аппаратами, но и с аналоговыми офисными АТС, давая возможность с помощью подключённых к ним аппаратам соединяться с абонентами, используя возможности IP-телефонии.

Компьютер + гарнитура

Если на рабочем месте сотрудника используется настольный компьютер, то для него будет удобно использовать связку «компьютер+гарнитура». Такой способ некоторые рассматривают в качестве универсального варианта.

В этом случае на ПК устанавливается программа, через которую будут происходить разговоры. Для работы со звуком и изображением потребуется наличие наушников, микрофона и видеокамеры. В качестве последней обычно применяют вебкамеру.

Для соединения часто используют приложение X-Lite. Она может быть использована для работы с любыми провайдерами IP-телефонии. Такой способ связи позволит воспользоваться следующими преимуществами:

1. Возможность разговаривать посредством видео звонков.
2. Доступен обмен текстовыми сообщениями с коллегами.
3. Учёт информации о сделанных входящих или исходящих звонков.
4. Обеспечивается ведение встроенной в программы телефонной книги.
5. С помощью приложения можно проводить запуск входящих и исходящих разговоров.
6. Поддерживается возможность работы с многоканальными телефонами.

Перед началом работы приложения необходимо произвести настройку. Для этого потребуется ввести адрес сервера, предоставленный провайдером, а также SIP ID и пароль. Программа доступна для скачивания на сайте.

Софт на мобильный

Одним из наиболее удобных вариантов для отдельных сотрудников является использование для разговора своего мобильного телефона. Чтобы воспользоваться услугами IP-телефонии необходимо установить на него специализированную программу.

Одним из наиболее распространённых приложений является ZoiPer. Для Андроида его можно скачать с сайта разработчика по ссылке .

Эта программа может использовать протоколы SIP или AIX. Она обеспечивает плавную передачу голоса даже в тех случаях, когда связь с интернетом является недостаточно устойчивой. Пользователь имеет возможность выбрать наиболее комфортное для него цветовое оформление программы.

На каждый виртуальный аккаунт можно установить собственный рингтон. Пользователь имеет возможность осуществлять удержание звонка. При необходимости он имеет возможность воспользоваться громкой связью.

Программа SipDroid также широко используется благодаря своим достоинствам. Приложение доступно в Google Play.

Программа может использовать контакты, которые сохраняются в системном прилложении.В настройках можно определить, в каких случаях нужно использовать IP-телефонию, а в каких делать обычные звонки. Есть возможность воспользоваться встроенной в приложение АТС.

Пользователь также имеет возможность выбрать другие программы для звонков через интернет. При их оценки нужно учитывать, какие возможности они предоставляют и насколько надёжно работают.

Настройка оборудования своими руками

После того, как пользователь открыл аккаунт у провайдера, оплатил тариф, необходимо провести настройку параметров. Далее подробно рассказано о том, что нужно сделать на каждом этапе.

Настройка IP-телефона

Этот шаг требуется осуществить сразу после регистрации и пополнения баланса. Описание будет произведено на основе процедуры, которая применяется в Zadarma. Чтобы ввести нужные параметры, будет необходимо зайти на официальном сайте в личный кабинет. В нём необходимо открыть раздел «Моя АТС» и активировать использование этой опции. Далее требуется ввести необходимые опции, которые обеспечивают следующие возможности:

1. Установить внутренние номера сотрудников.
2. Определить стандартный формат используемых номеров.
3. Формируются алгоритмы работы переадресации.
4. Обеспечивается возможность принимать и отправлять факсы.

Набор предоставляемых возможностей зависит от выбранного провайдера и установленного тарифа.

Провайдер Zadarma предоставил простой и понятный интерфейс для пользователей. Он позволяет провести настройку на протяжении нескольких минут.

При настройке определённого телефона потребуется указать такие параметры:

1. Нужно ввести имя сервера провайдера и используемого для связи прокси: для Primary SIP Server, Outbound Proxy нужно написать pbx.zadarma.com.
2. В качестве Register Expiration ставят 5.
3. Для того, чтобы узнать User ID определённого сотрудника необходимо посмотреть в настройках виртуальной АТС. Эта комбинация символов использует формат 123456-100. Такой номер необходимо указать в соответствующей графе. Такое же значение указывают в Authenticate ID.
4. Нужно ввести значение пароля для этого сотрудника. Оно было определено ранее на в панели управления АТС. Эту комбинацию символов вводят в графу Authenticate Password.
5. В качестве Name пишут внутренний номер работника.

Нужно зарегистрировать таким образом номера всех сотрудников. Эта процедура производится через веб интерфейс.

Настройка FXS шлюза

Если в компании применяются FXS-шлюзы, то перед использованием их необходимо настроить. Для этого указывают следующую информацию:

• в качестве сервера указывают адрес, который предоставлен провайдером;
• Его повторно пишут в качестве адреса прокси;
• идентификационный номер конкретного сотрудника берут в том виде, в котором он написан в панели управления;
• этот номер указывают в качестве Name и для Authenticate ID;
• надо указать пароль, которым работник будет пользоваться для входа.

Если возникают вопросы, относящиеся к настройке FXS шлюза, их можно выяснить, изучив инструкцию по эксплуатации. Если вопросы останутся ещё, то можно обратиться с ними к специалистам службы поддержки компании.

Настройка софтфона

Если для звонков используются приложения, то параметры, которые необходимо ввести для настройки, будут такими же, как для IP-телефонов или FXS-шлюзов. Для звонков через софтфоны существуют разнообразные специализированные приложения. Для любой широко распространённой платформы можно выбрать их в соответствии со своими критериями.

Существует несколько типов таких программ. В некоторых операционных системах имеются встроенные утилиты, с помощью которых можно выполнять звонки через интернет. Они обычно предоставляют только базовые функции.

Некоторые провайдеры IP-телефонии предлагают собственные программы. В этом случае качество и надёжность работы гарантируются. Обычно в таких случаях процедура настройки является наиболее простой. Также можно воспользоваться универсальными программами-клиентами. Они могут работать с любыми провайдерами, однако уровень качества у таких приложений может быть различным.

Проверка IP-телефонии

После того, как настройка будет полностью завершена, необходимо убедиться в том, что виртуальная АТС работает. Чтобы это проверить, необходимо сделать внутренний звонок сотруднику и убедиться, что вызов прошёл нормально и качество связи высокое. Также нужно сделать для проверки внешний звонок. Стоит проверить, как работает переоформление, запись и другие функции, выполнение которых обеспечивает оператор.

Виртуальная телефония предоставляет собой выгодное решение для различных фирм. Она предоставляет высокое качество связи, разнообразные дополнительные функции и высокую возможность работы.